كيفية اختيار جهاز الفاكس المناسب

قد يستغرب البعض أننا ما زلنا نتحدث عن استخدام الفاكس على الرغم من وجود تقنيات الاتصال الحديثة، لكن الحقيقة أن أجهزة الفاكس ما زالت تعتبر جزءاً أساسياً من تجهيزات المكاتب كوسيلة اتصال أساسية أو ثانوية تبعاً لمجموعة من الظروف التي سنتعرف عليها في نهاية هذه المادة، لكن قبل ذلك سنتعرف معاً على طريقة اختيار الفاكس المناسب والمميزات التي يجب أن نبحث عنها قبل شراء جهاز الفاكس.

كيف تعمل أجهزة الفاكس؟

الإجابة على هذا السؤال أمر ضروري لاتخاذ قرار الشراء الصحيح؛ ببساطة شديدة الفاكس هو مجرد ماسح ضوئي يقوم بإرسال المعلومات عبر خطوط الهاتف العادية كما يقوم باستقبالها بذات الطريقة وطباعتها، أي أنَّ الجهاز يتكون من ماسح ضوئي وطابعة وقد يتضمن إمكانية استقبال المكالمات الصوتية والرد عليها، ويعمل من خلال إدخال رقم الجهة المستقبلة ووضع المستند في المكان المخصص ليتم تصويره وإرساله مع الاحتفاظ بالأصل.

هذه الأمور التي يجب أن تعرفها قبل شرائك جهاز الفاكس

تقنية الفاكس ليست تقنية معقدة ولا تحتاج إلى الكثير من التدريب لاستخدامها واكتشاف مزاياها، وغالباً ما يتمكن مستخدمي الفاكس من التعرف إلى العيوب والمميزات الجيدة في الآلات من خلال الممارسة والخبرة، ونحن في موقع لبيب سنوفر عليكم اتخاذ قرارات شرائية خاطئة ونقدم لكم المزايا التي يجب أن تفكروا بها قبل شراء الفاكس، وذلك من خلال التعرف على هذه المعلومات التي تحدد ما إذا كان جهاز الفاكس مناسباً أم لا؟

• أجهزة الفاكس المستقلة والطابعات متعددة الاستعمالات

يجب أولاً  أن نحدد إذا كنا نريد جهاز فاكس مستقل أم ضمن آلات الطباعة متعددة الاستعمالات، عادة ما يعتمد ذلك على مدى حاجتنا لاستعمال الفاكس بشكل مستقل عن الطابعة والماسح الضوئي، كما أنَّ أجهزة الفاكس المستقلة تعتبر مناسبة أكثر للشركات الكبيرة خاصة التي تعتمد على استخدام الفاكس كوسيلة رئيسية، فهي من جهة تكون أكثر جودة وتحمل خيارات أوسع تتعلق بتقنية الفاكس، لكن على الرغم من ذلك فالرائج هو الأجهزة متعددة الاستعمالات.

• جودة الطباعة في أجهزة الفاكس

عادة كل ما يكون مطلوباً أن تكون الفاكسات مقروءة لا أكثر من ذلك، لكن كالعادة فإن الاستخدامات الخاصة هي التي تحدد إذا ما كنَّا نحتاج إلى جودة طباعة عالية، كذلك إذا كنا نريد جهاز فاكس مع طباعة ملونة أم أننا سنكتفي بالحبر الأسود.

تتضمن جودة الطباعة أيضاً سلاسة حركة الورقة وعدم ظهور تقطعات في الطباعة، علماً أن أجهزة الفاكس الحديثة أغلبها تمكنت من القضاء على مشاكل انحشار الأوراق والتقطعات في الطباعة من خلال تطوير تقنيات منع انحشار الأوراق وسهولة التخلص من الأوراق العالقة (بعض الآلات القديمة كانت تحتاج إلى عشر دقائق من العمل للتخلص من ورقة عالقة).

• فكر في سرعة إرسال الفاكس التي تناسب استخداماتك

هناك ميزتان رئيسيتان تتحكمان في سرعة إرسال الفاكس، يجب أن تتأكد من الحصول على الجهاز الأنسب لك بعد السؤال عن هذه الميزات قبل الشراء:

• الميزة الأولى تتعلق بكمية الأوراق التي يمكن وضعها معاً في الفاكس في المرة الواحدة، حيث أنَّ الخيارات تبدأ من جهاز الفاكس الذي يأخذ ورقة واحدة كل مرة، ويحتاج إلى وجود موظف متفرغ لوضع الأوراق تباعاً، حتى نصل إلى أجهزة الفاكس التي تقوم باستيعاب خمس وعشرين ورقة في المرة الواحدة وتأخذها واحدة تلو الأخرى أوتوماتيكياً.
• أمَّا الميزة الثانية فهي ما يتعلق بسرعة إرسال الورقة نفسها، والتي تبدأ من30 ثانية للورقة الواحدة في أجهزة الفاكس القديمة، وتتدرج لتصل إلى ثلاث ثواني للورقة الواحدة.

• سعة الذاكر تلعب دوراً كبيراً في اختيار جهاز الفاكس المناسب

سعة الذاكرة أيضاً من الأمور المهمة التي يجب أن تدخل في المفاضلة بين أجهزة الفاكس المختلفة، حيث تقوم ذاكرة الفاكس بتخزين المعلومات داخلها حتَّى القيام بعملية إرسال جديدة، هناك بعض الأجهزة التي تحتفظ بالمعلومات بهدف إعادة إرسالها إلى مستقبل آخر أو حتَّى إلى نفس المستقبل في حالة وجود مشاكل في الاتصال، بينما تدعم أجهزة أخرى الاحتفاظ بهذه المعلومات في حال انقطاع الطاقة واستئنافها يدوياً أو تلقائياً بعد عودة الطاقة.

تقاس سعة الذاكرة بالورقة، وتبدأ من خمس وعشرين ورقة وحتَّى خمسمائة ورقة في الأجهزة المتطورة، وتتحكم سعة الذاكرة إلى جانب الميزات الأخرى بالسعر  طبعاً.

• مدى حاجتك للفاكس يحدد مميزات الجهاز

في جميع قرارات الشراء تعتبر المقارنة اللبيبة بين الحاجات والمميزات العمود الفقري للعملية الشرائية، تأتي بعدها مباشرة عملية ترتيب الأوليات بالمقارنة مع المبلغ المرصود للشراء، فنقوم بالاستغناء عن بعض المميزات أو الحصول على مميزات إضافية، لذلك نقدم لكم في موقع لبيب مفاتيح هذه العملية قبل شراء جهاز الفاكس:

• يجب أولاً أن تقوم بتقدير مدى احتياجك للفاكس مقارنة مع وسائل الإرسال الأخرى، فهل سيكون الفاكس وسيلة احتياطية أم رئيسية؟، جوابك على هذا السؤال سيساعدك في تحديد المميزات التي تريدها.
• الفاكس المستقل يقدم لك سرعة أكبر ويجنبك تضارب العمليات المكتبية مقارنة بالفاكس المدمج مع الطابعات، لكن الطابعات متعددة الاستعمالات ستكون أوفر من منطلق أنَّها تحتوي على عدَّة آلات في آلة واحدة.
• توفر لك التقنية الحديثة آلات الفاكس التي تتصل بالكومبيوتر لاسلكياً Wi-fi ما يجعل من إرسال الفاكس متاحاً عبر الأوراق أو عبر الكومبيوتر دون الحاجة للاستعانة بكرت فاكس خاص للحاسوب.
• ربما يستغني البعض عن جهاز الفاكس مقابل كرت الفاكس المتصل بالحواسيب الثابتة، لكن فعلياً أجهزة الفاكس المستقلة تجبنا الكثير من مشاكل الاتصال التي نتعرض لها مع كرت الفاكس.
• الهاتف والفاكس من بين الأمور التي يجب أن تفكر فيها أيضاً قبل شراء جهاز الفاكس، حيث ستجد إمكانية الاتصال واستقبال المكالمات التلفونية عبر الجهاز نفسه، كما يمكن تحصل على إمكانية إجراء المكالمات وإرسال الفاكسات في الوقت نفسه، أو أن تكون آلة الفاكس مستقلة عن الهاتف.
• تتحكم الدقَّة أيضاً بنوعية طابعة الفاكس، ستجد الخيارات بين طابعة الحبر العادية والطابعة الليزرية إضافة إلى الورق الحراري، ولا يمكن التعامل مع هذه الخيارات إلى من باب المقارنة بالاحتياجات. 

لماذا قد نحتاج وجود جهاز الفاكس في مكاتبنا؟!

لا بد أن هذا السؤال يتبادر إلى أذهاننا جميعاً، لماذا قد نحتاج لاستخدام جهاز الفاكس ما دمنا نستخدم الإيميل كوسيلة اتصال رئيسية؟، في الحقيقة هناك مجموعة من الحجج المقنعة التي ستجعلكم ترغبون باقتناء جهاز الفاكس:

1. في حالات انقطاع الانترنت لفترات طويلة ولأسباب مختلفة سيكون الفاكس هو السبيل الأفضل لتجنب توقف الأعمال وانقطاع خطوط التواصل، حيث سنتمكن من إرسال واستقبال المعلومات والمستندات دون الحاجة للاتصال بالإنترنت.
2. هناك مناطق حول العالم لا يمكن الاتصال بالإنترنت فيها أصلاً، ويكون الفاكس هو أكثر ما يمكن تقديمه للشركات العاملة في تلك المناطق.
3. من جهة أخرى يعتبر الفاكس أكثر أماناً من الإيميل كونه لا يتصل بالشبكة ولا يحتفظ بالمعلومات، وفي حال الشك بوجود اختراق ما عبر الانترنت يمكن التأكد من هوية المرسل عبر الفاكس من خلال ظهور رقم المتصل.
4. البعض يستخدم جهاز الفاكس كطابعة رخيصة وغير مكلفة من خلال إرسال الملف المراد طباعته من الكمبيوتر إلى جهاز الفاكس.
5. معظمنا يفضل أن يستخدم الأجهزة متعددة الاستعمالات التي تحتوي على ماسح ضوئي وطابعة وفاكس معاً، وهو خيار اقتصادي وجيد، فيما تضطر الشركات الكبيرة التي تستخدم الفاكس بشكل كبير للحصول على أجهزة فاكس مستقلة، لكن جميعها ما زالت تحافظ على وجود الفاكس للحالات الطارئة على الأقل.
6. يوفر التقرير الذي يرسله الفاكس دليلا على استلام الوثائق الرسمية أو وثائق العمل لبعض الشركات كجزء من طبيعة أعمالهم.

يقدم لكم موقع لبيب المعلومات التي تساعدكم على اتخاذ القرارات الشرائية الصائبة، ويساعدكم على ترتيب أولوياتكم والتوصل إلى مفاضلة لبيبة، لا بد أنَّكم الآن قادرون على اختيار جهاز الفاكس المناسب لكم بعد أن عرفتم ما هي المميزات التي يجب أن تفكروا بها.