دليلك لاختيار آلة تمزيق الورق المثالية

أصبحت آلة تمزيق الأوراق تعتبر من معدات وإلكترونيات المكتب التي لا يمكن الاستغناء عنها، حالها حال أجهزة الكمبيوتر واللابتوب ومستلزمات الشبكات، أو لنقل أنها من الإلكترونيات اللازمة في المكاتب، ولكن على الرغم من ذلك لا يعتبر شراء تلك الآلة -آلة تمزيق الورق- أمراً روتينياً بالنسبة لمعظمنا، وبالتالي فمن الصعب أن نكتسب الخبرة الشرائية ببساطة مع هذا النوع من المنتجات؛ لذلك يقدم لكم موقع لبيب هذه المادة لتتعرفوا من خلالها على الطريقة المثالية لاختيار ماكينة تمزيق الأوراق وفق معايير بسيطة وواضحة، كما يقدم لكم موقع لبيب نصائح مهمة للحفاظ على السلامة الشخصية وعلى سلامة الآلة أيضاً.

معايير اختيار آلة تمزيق الورق

كأي عملية شراء أخرى، لا بد أن نقوم بوضع مجموعة من المعايير التي ستساعدنا على انتقاء القطعة المناسبة التي تلبي احتياجاتنا بالدرجة الأولى، إضافة إلى بعض النقاط الأخرى التي تعتبر جوهرية في اختيار واستخدام آلة إتلاف الأوراق، وإذا أعدنا النظر إلى المزايا التي تقدمها آلة تمزيق الأوراق؛ سنتمكن من معرفة هذه المعايير ببساطة، حيث ستكون ماكينة تمزيق الأوراق المثالية هي التي تحقق لنا الأمان والسلامة، ويكون حجمها مناسباً لاستخداماتنا... إليكم طريقة اختيار ماكينة إتلاف الأوراق وفق هذه المعايير.

1- آلية تقطيع الورق

تتبع ماكينات إتلاف الأوراق إحدى تقنيتين:

1. إما تقنية الشرائط الطولية (Strip-Cut Shredder)؛ حيث تقوم الآلة بإتلاف الأوراق بمرور الورقة بين شفرات التقطيع الأفقية، التي تنتج شرائط من الورق، وهي التقنية المعروفة أيضاً باسم السباغيتي (Spaghetti-Cut).
2. أما التقنية الثانية (Cross-Cut Shredders)؛ فتعتمد على تقطيع الورق أفقياً وعمودياً في الوقت ذاته، منتجة بذلك قطع صغيرة من الورق.

عملياً تعتبر تقنية الشرائط أو السباغيتي هي الأكثر شيوعاً واستخداماً؛ على الرغم من كون تقنية التقطيع باتجاهين توفر أماناً إضافياً ومساحة إضافية في المستوعب، لأن القطع تكون أصغر، لكن فعلياً يتم التنازل عن هذا التفوق الأمني لتقنية التفتيت مقابل ميزات أخرى في تقنية السباغيتي، خاصة إذا أخذنا بالحسبان أن آلة التقطيع التي تعمل بتقنية الشرائط (Strip-Cut Shredder) ستكون عملية أكثر وبسعر أقل في الأغلب، كما أن متطلبات صيانتها أقل، سواء من حيث الكلفة أو كمية الأعطال، ولذلك سنجد أنها الأكثر استخداماً في المكاتب والشركات أو حتى في البيوت.

2- معايير الأمان وإمكانية إعادة تجميع الأوراق المتلفة

يرتبط اختيار مستوى الأمان والخصوصية الذي ستوفره آلة تمزيق الورق بشكل مباشر بنوعية المستندات التي نقوم بالتخلص منها عادة، ويمكن للمستخدم أن يقوم بتقدير مدى حاجته إلى طمس معالم الوثائق التي يقوم بالتخلص منها وفق المعايير المعتمدة في الاتحاد الأوروبي، والمعروفة باختصار من اللغة الألمانية (DIN)، حيث تم اعتماد هذه المعايير في الأول من أيلول/سبتمبر عام2012، لتحقيق تخلص آمن من جميع أشكال المعلومات المحفوظة، سواء بواسطة الورق المطبوع، أو غيرها من وسائل حفظ المعلومات الإلكترونية، كالأقراص الليزرية والفلاشات...إلخ.

وهي معايير صناعية تحدد العلاقة الطردية بين مستوى الأمان وبين الآلة المستخدمة في الإتلاف، وتسمى هذه المعايير أيضاً (Standard for the Secure Shredding of Data Media).

ما يهمنا في هذا المجال هو معايير الأمان المتعلقة بالتخلص من المستندات الورقية، والتي يرمز إليها بالحرف P (P = Paper Media Requirements) حيث تضمنت آخر تعديلات المعايير (66399 DIN)، سبع مستويات للأمان فيما يتعلق بإتلاف الورق هي:

1. (P1): المستوى الأول الأقل أماناً، وتعمل الآلة بتقنية الشرائط بعرض 12مليميتر.
2. (P2): وتقوم ماكينة تمزيق الأوراق في هذا المستوى بإعطاء شرائط بعرض 6 مليمتر.
3. (P3): ما نزال إلى الآن نستخدم ماكينة تمزيق الورق بتقنية الأشرطة (سباغيتي)، وفي هذا المستوى يكون عرض الشريط 2 مليمتر، وهي الأكثر أماناً عن فئة الشرائط.
4. (P4): عند هذا المستوى ننتقل إلى تقنية التجزئة (Cross-Cut Shredders) بدلاً من الشرائط، حيث تكون مساحة القطعة الواحدة في الحد الأقصى لهذا المستوى 160مليمتر مربع، على أن يكون العرض الأقصى 6 مليمتر .
5. (P5): في هذا المستوى من الأمان، تكون مساحة القطعة الممزقة بالحد الأقصى 30 ملم مربع، على أن يكون أقصى عرض لها 2 ملم مربع.
6. (P6): الحد الأقصى لمساحة قطعة الورق هو 10مليمتر مربع، على أن يكون العرض الأقصى ميليمتر واحد.
7. (P7): هذا المستوى هو أعلى مستويات الأمان في معايير DIN، كما تمت إضافته في التعديلات الأخيرة، حيث لم يكن موجوداً عام 2012 عند وضع المعايير للمرة الأولى، وتصل أقصى مساحة لقطعة الورق في هذا المستوى خمسة مليمترات مربعة، ولا يتجاوز عرضها مليمتر واحد، ومن المستحيل إعادة بناء أي وثيقة تمر بين أسنان آلة تمزيق الورق التي تتوافق مع المستوى P7.

مميزات أخرى يجب الانتباه لها قبل شراء آلة تقطيع الورق

كما ذكرنا فإن مدى حاجتنا لإتلاف المستندات الورقية بشكل نهائي وآمن هو أول ما يتحكم باختيارنا لماكينة إتلاف الأوراق، وفقاً للمعاير التي ذكرناها، والتي يدونها المصنع بشكل واضح على المنتج، أو مع المرفقات، إما باستخدام الاختصارات المذكورة (P1,P2...إلخ)، أو بتحديد المقاسات بشكلٍ صريح، كما أن النقطة ذاتها (الأمان والخصوصية)؛ تتحكم بسعر الآلة بالدرجة الأولى، أما فيما يتعلق بالعناصر الأخرى فيمكن أن نذكر لكم أبرزها:

1- حجم السلة

يتم قياس حجم السلَّة باستخدام الليتر، أو عدد الأوراق التي تستوعبها، أو عدد الأشخاص الذين سيستخدمون الآلة، كما يتناسب حجم السلة مع باقي مميزات الآلة، فإذا كنت ترغب بالحصول على ماكينة تمزيق الورق في المنزل (استخدام شخص واحد)، ستحصل على سلة مناسبة لهذا الغرض، مع قدرة محرك مناسبة أيضاً، تتناسب طردياً مع ازدياد عدد الأشخاص المستخدمين.

من جهة ثانية، ستجدون عدة أشكال وتصميمات للسلة وطريقة إفراغها، ويعتبر وجود باب ومكان مرئي لملاحظة مستوى الورق هي التقنية الأفضل، كما يوجد بعض التصميمات تحتوي على جهاز إنذار  يصدر تنبيهاً صوتياً أو ضوئياً عند امتلاء السلة.

2- قوة وسعة التقطيع

ويتم حساب القوة عادة من خلال تحديد كمية الأوراق التي يمكن أن تتلقاها الآلة دفعة واحدة، (3 أوراق، 6 أوراق... إلخ)، إضافة إلى كمية الأوراق التي تستطيع الآلة بتمزيقها يومياً، لذلك احرص على التأكد أن الآلة تلبي احتياجاتك قبل الشراء.

3- معايير سلامة الماكينة وسلامة المستخدم

من الأمور التي تشغل بال المصنِّع والمستخدم على حد سواء هي سلامة المستخدم، حيث يتم وضع إشارات تحذيرية واضحة على وجه الماكينة لأي تصرفات خاطئة أو مؤذية، كما يتم تزويد بعض الآلات بأغطية لحماية الأطفال، أما عن سلامة الآلة؛ فأكثر ما يهدد المحرك هو وجود أوراق عالقة بين الشفرات، حيث ستجدون في الأسواق عدة تقنيات لتجاوز هذه المشكلة:

• ماكينات مزودة بمانع انحشار أوتوماتيك.
• إنذار الانحشار إما عن طريق إصدار إنذار ضوئي أو صوتي.
• إطفاء أوتوماتيكي للماكينة ريثما يتم إخراج الورق المحشور.
• زر الاتجاه العكسي الذي يجعل القواطع تدور بالاتجاه المعاكس للتخلص من الورق المحشور.
• لا يشترط وجود جميع هذه التقنيات في آلة واحدة.

4- توفير الطاقة وإيقاف التشغيل التلقائي

وتعتمد هذه التقنية على وجود مؤقت أوتوماتيكي، يقوم بإطفاء الآلة في حال لم يتم استخدامها خلال فترة زمنية معينة (تختلف حسب الشركة المصنعة)، لكن الميزة الأهم أنك لن تحتاج إلى إعادة تشغيل الماكينة، بل ستقوم هي باستئناف عملها بمجرد أن تضع الورقة في مكان الإتلاف من خلال حساسات استشعار ليزرية.

5- القدرة على اتلاف البلاستيك وأوراق من أنواع أخرى

تتيح بعض الآلات إمكانية إتلاف الأقراص الليزرية أو البطاقات المصرفية وما يشبهها، من حيث المرونة والسماكة، إلى جانب إتلاف الأوراق، وهناك معايير DIN خاصة أيضاً لكل واحدة من هذه المواد التي ترغب بإتلافها.

نصائح مهمة لاستخدام ماكينة تمزيق الورق

لا بد أنك ستكون لبيباً باختيارك لماكينة إتلاف الأوراق بعد أن قرأت هذه المادة، فقد تعرفت على أهم عناصر هذه الآلة ومميزاتها، لكن أيضاً سيقدم لكم موقع لبيب خمس نصائح سريعة تتعلق باستخدام هذه الماكينة بشكل آمن، للحفاظ على  سلامتكم أولاً، ثم للحفاظ على الآلة من الأعطال، وهذه النصائح وفقاً لخبراء في التعامل مع هذه الآلات:

1. التزموا دائماً بالتعليمات والملصقات التحذيرية، ولا تقوموا بنزعها عن الآلة أبداً.
2. لا تضعوا كمية أوراق كبيرة في الدفعة الواحدة، لأن ذلك سيؤدي عاجلاً أم آجلاً إلى توقف الآلة عن العمل، وتكاليف إضافية للصيانة.
3. يفضل نزع أي إضافات معدنية من الأوراق قبل إتلافها (خرزات، كبسات، دبابيس، شكالات...إلخ)، خاصة إن لم تكن الآلة مجهزة لتقطيع المعادن مع الورق.
4. السلة الممتلئة سبب رئيسي لانحشار الأوراق وتباطؤ عمل المحرك، فإذا لم تكن الآلة مزودة بجهاز إنذار للسلة، يجب مراقبتها بشكل دوري.
5. يفضل نزع القابس وفصل الآلة عن الكهرباء بشكل نهائي بعد انتهاء فترة العمل، وذلك تفادياً لأي مشاكل قد تنتج عن أعطال كهربائية، خاصة أن الورق سيكون مساعداً قوياً على الاشتعال.

أخيراً... لماذا تحتاج المكاتب إلى آلة إتلاف الورق؟

لا بد أولاً أن ندرك أهمية وجود ماكينة تمزيق الورق في المكاتب، سواء في الشركات الكبيرة أو المتوسطة، أو حتى الصغيرة التي تعمل في مجالات تتطلب منها التخلص من كميات كبيرة من الورق، لذلك لا بد أن نجيب عن السؤال: لماذا ستحتاج إلى آلة إتلاف الورق ما دمت قادراً على تمزيق الأوراق بيديك ورميها في سلة القمامة؟ إليكم الجواب:

• توفر عليكم ماكينة إتلاف الورق الجهد والوقت، خاصة عند التعامل مع كمية كبيرة من الأوراق التي يجب إتلافها.
• تقوم آلات تمزيق الورق بتوفير المساحة، من خلال وجود مستوعب خاص للورق الممزق، وقدرتها على تمزيق الأوراق بشكل منتظم، ففي الحالة العادية ستضطر إلى إفراغ سلة القمامة عدَّة مرَّات في اليوم الواحد، فيما تكفي مستوعبات التلَّافات لمئات الأوراق الممزقة.
• على الرغم من أهمية العوامل المذكورة، لكن العامل الأكثر أهمية هو الحفاظ على سريَّة المستندات الورقية المتلفة، حيث تضمن آلة إتلاف الورق عدم إمكانية إعادة جمع الأوراق المتلفة بهدف إعادة بنائها، والاطلاع عليها ومعرفة محتواها.
• وجود مستوعب خاص للورق الممزق هو جزء مهم من إعادة تدوير الورق، حيث يمكنك تقديم الورق الممزق إلى الجهات المتخصصة بإعادة تدوير الورق.

أخيراً.. عندما تدخل إلى مركز البيع سيقدم لك البائع المعلومات التي ترغب في معرفتها، لكن لن يتيح لك مجالاً للمقارنة بين ميزات المنتج المتوفر لديه وميزات منتجات أخرى قد لا تكون متوفرة في متجره، لذلك قدم لكم موقع لبيب الفروق الأساسية التي تجعل من المنتج متناسباً مع رغباتكم وحاجاتكم، بحيث تتمكنون من تحديد مميزات المنتج قبل الوصول إلى مركز البيع.